Năm 2020 dường như là năm mà hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ y tế ở Mỹ, Anh và Scandinavia sẽ thực sự đón nhận những lợi ích của các hệ thống CNTT được phân phối trên nền tảng đám mây. Không còn rõ ràng rằng các hệ thống CNTT y tế nên được cài đặt “tại chỗ” trong bệnh viện và số lượng các nhà cung cấp dịch vụ y tế lựa chọn phần mềm như dịch vụ (SaaS) và cung cấp trên đám mây đang tăng lên.
SaaS đi kèm với một số lợi ích. Do nhà cung cấp CNTT đảm nhận trách nhiệm toàn bộ dịch vụ đối với phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng, tổ chức CNTT của bệnh viện có thể giảm chi phí và tập trung lại vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình - giúp đỡ bệnh nhân. Việc thuê ngoài các thành phần và hoạt động này làm giảm nhu cầu về CNTT của bệnh viện trong việc tìm kiếm và duy trì tập hợp kỹ năng cần thiết, rộng rãi cần thiết để xử lý tất cả các lĩnh vực kiến thức như bảo mật, mạng, phần cứng, v.v., mà theo nhiều CIO là một trong những mối quan tâm hàng đầu của họ.
Hơn nữa, bằng cách sử dụng giải pháp SaaS / đám mây, số lượng hệ thống CNTT được lưu giữ trong cơ sở hạ tầng nội bộ và độ phức tạp của CNTT có thể được giảm bớt. Đây là một lợi ích quan trọng, vì các vấn đề liên quan đến cơ sở hạ tầng CNTT là một trong những vấn đề hàng đầu được đề cập trong cuộc khảo sát các chuyên gia CNTT y tế từ 1.400 bệnh viện Hoa Kỳ [4].
Hai mô hình phân phối khác nhau cả về thiết kế kỹ thuật và mô hình kinh doanh. Trong đánh giá hệ thống CNTT, hàm ý chi phí cần phải được so sánh một cách công bằng so với nhu cầu và điều kiện tiên quyết của tổ chức. Trên thực tế, ước tính chi phí nào có thể được tiết kiệm bằng cách sử dụng giải pháp SaaS / đám mây thay vì giải pháp tại chỗ là một nhiệm vụ khó khăn và tế nhị cần được xem xét cẩn thận để đưa ra một so sánh hợp pháp.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước để so sánh tài chính của hai giải pháp Y tế - IT đang được cộng đồng phòng khám sử dụng rộng rãi hiện nay: On-Premise hay SaaS/cloud.
Lưu ý: Mặc dù đám mây có nghĩa rộng hơn SaaS nhưng chúng ít nhiều được sử dụng như từ đồng nghĩa xuyên suốt bài viết để thuận tiện cho việc đọc.
Quan điểm chiến lược và hành động
Trước khi đi sâu vào tài chính, bạn nên xác định xem hệ thống CNTT được phân phối trên nền tảng đám mây có phù hợp với chiến lược và hoạt động của tổ chức bạn hay không. Các điều kiện tiên quyết của tổ chức phụ thuộc nhiều vào vai trò, năng lực và quyền lực chính trị của bộ phận CNTT địa phương và sự sẵn sàng lưu trữ dữ liệu bệnh nhân của họ trên đám mây (thay vì trên các máy chủ cục bộ).
Quy trình làm việc lâm sàng cũng phải được đánh giá. Một tổ chức có nhiều địa điểm hợp tác trên các khu vực địa lý rộng lớn là một ví dụ trong đó cơ sở hạ tầng CNTT tập trung và dựa trên đám mây sẽ có lợi hơn so với môi trường tại chỗ. Một ví dụ khác là nếu quy trình làm việc có khả năng thay đổi theo thời gian — tăng trưởng thông qua các trang web và phương thức mới, hệ sinh thái mới, nghiên cứu AI, v.v. Trong trường hợp này, khả năng mở rộng của đám mây tốt hơn phần cứng CNTT cục bộ.
Các lĩnh vực khác cần được đánh giá là bảo mật và khả năng chịu lỗi. Việc sử dụng SaaS / đám mây có nghĩa là rất nhiều trách nhiệm về thời gian hoạt động của hệ thống và tuân thủ bảo mật được thuê ngoài, giảm bớt một số nhu cầu nội bộ.
Để đánh giá sự phù hợp về chiến lược và hoạt động, những câu hỏi hay cần đặt ra là:
- Mua SaaS / đám mây có phù hợp với định hướng chiến lược của chúng tôi không?
- Đám mây có phù hợp với chiến lược CNTT của chúng tôi không và nó có hỗ trợ vai trò trong tương lai của bộ phận CNTT của chúng tôi không?
- Quản lý trung tâm dữ liệu và phần cứng có đại diện cho hoạt động kinh doanh cốt lõi của tổ chức chúng ta không?
- Bối cảnh chính trị nội bộ trông như thế nào? Lưu trữ dữ liệu bệnh nhân trên đám mây có nhạy cảm không? Nếu có, làm thế nào để cảm giác kém kiểm soát được giải thích và giảm đi?
- Với các hoạt động trong tương lai của chúng tôi, khả năng mở rộng có quan trọng không?
- Liệu chúng ta có được bảo vệ đầy đủ trước các tình huống thiên tai hay giải pháp đám mây có thể cung cấp khả năng chịu lỗi được cải thiện không?
- Chúng ta có đủ năng lực và nguồn lực nội bộ để tự bảo vệ mình khỏi các mối đe dọa an ninh mạng gia tăng không?
- Giải pháp nào là tốt nhất cho hoạt động của chúng ta hôm nay và ngày mai, cả về quy trình và chi phí khám chữa bệnh?
Quan điểm về tài chính
Thách thức chính liên quan đến việc đánh giá tài chính của hai mô hình là so sánh công bằng giữa chúng. Mô hình phân phối SaaS / đám mây liên quan đến việc nhà cung cấp chịu trách nhiệm về dịch vụ đầy đủ về phần cứng, mạng, bất động sản và thậm chí cả nhân viên. Do đó, tổng chi phí của cơ sở chi phí hiện tại cần được chia nhỏ thành các thành phần nhỏ hơn để có thể đánh giá công bằng xem khoản mục chi phí nào có thể được tiết kiệm và khoản mục nào sẽ còn lại.
Ngoài ra, bạn nên cân nhắc giá trị bổ sung mà một giải pháp dựa trên đám mây có thể mang lại. Giá trị bổ sung phải được ước tính và bao gồm các lợi ích như bảo mật cao hơn và thời gian hoạt động, truy cập nhanh vào chức năng mới và thời gian phản ứng khi sự cố xảy ra.
Một khía cạnh khác cần xem xét là tác động đến ngân sách của các mô hình kinh doanh khác nhau và giá trị thời gian của tiền. Một khoảng thời gian hợp lý cho trường hợp kinh doanh cần được quyết định và giá trị hiện tại của tổng chi phí sở hữu (TCO) cần được tính toán cho hai mô hình. Để thực hiện một phép tính như vậy, bạn cần xác định các điểm khác biệt.
Hiểu sự khác biệt của mô hình khi đánh giá tài chính
Khi tạo so sánh tài chính giữa các mô hình, TCO phải được tính toán. Đây là một lĩnh vực mà nhiều tổ chức phải vật lộn vì một số khó khăn:
- Giá trị thời gian của tiền cần được xem xét trong các mô hình kinh doanh khác nhau để tính giá trị hiện tại ròng. Quyết định lãi suất sử dụng khi chiết khấu chi phí và các khoản có giá trị gia tăng, thường là chi phí sử dụng vốn bình quân gia quyền (WACC).
- Giải pháp SaaS / đám mây sẽ giảm một số chi phí nội bộ của bạn cho phần cứng, phần mềm và bảo trì, vốn có thể rất khó ước tính.
- Các lợi ích bổ sung của giải pháp đám mây cần được ước tính và thêm vào mô hình, điều này có thể là một thách thức.
Đối với các mô hình kinh doanh, phân phối SaaS / đám mây thường dựa trên đăng ký, tận dụng ngân sách OPEX của tổ chức. Ngược lại, các mô hình tại chỗ sử dụng để được cung cấp như một mô hình nặng CAPEX bao gồm giấy phép truyền thống được trả trước cùng với phí dịch vụ dựa trên OPEX đang chạy.
Một trên tiền đề cài đặt thường có nghĩa là bệnh viện phải cung cấp phần cứng trên mà phần mềm được mua được cài đặt. Do đó, nó đi kèm với chi phí luân chuyển cho môi trường CNTT cục bộ và việc làm mới phần cứng trong tương lai cần được xem xét. Giấy phép phần mềm thường được trả trước và đi kèm với chúng là phí thỏa thuận dịch vụ đang chạy. Những gì thỏa thuận dịch vụ bao gồm có xu hướng khác biệt đáng kể giữa các nhà cung cấp. Ví dụ: một số thỏa thuận dịch vụ bao gồm nâng cấp trong khi các nhà cung cấp khác yêu cầu bạn trả tiền để có được chức năng mới.
Đối với cài đặt tại chỗ, bạn nên xem xét các thành phần chi phí chính sau:
- Chi phí giấy phép + thỏa thuận dịch vụ
- Chi phí vận hành môi trường CNTT
- Làm mới phần cứng
- Chi phí nâng cấp
Với dịch vụ SaaS / đám mây, phần mềm được cung cấp như một dịch vụ. Nó không được cài đặt cục bộ và do đó đã bao gồm nâng cấp phần mềm. Bạn thường trả một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm cho một quy mô sử dụng cụ thể, thường được đo bằng số lượng bài kiểm tra hoặc số lượng người dùng. Vì nhà cung cấp tự chạy phần mềm hoặc phần cứng của đối tác lưu trữ, bạn không cần phải mua hoặc bảo trì phần cứng. Nhà cung cấp SaaS / đám mây chịu trách nhiệm toàn bộ dịch vụ cho cả phần cứng và phần mềm, và đôi khi cả mạng. Điều này có nghĩa là giảm đáng kể chi phí cho CNTT, bao gồm cả chi phí hoạt động và đầu tư dài hạn. Các khoản tiết kiệm này cần được xác định và cân nhắc cùng với các lợi ích gia tăng ước tính để so sánh công bằng với giải pháp tại chỗ. Tổng cộng,
- Phí đăng ký
- Tiết kiệm từ việc giảm chi phí cho môi trường CNTT
- Giá trị tránh được chi phí / lợi ích giá trị gia tăng
Các lợi ích gia tăng của việc cung cấp SaaS và ước tính giá trị của chúng là nơi mà hầu hết các mô hình so sánh đều thất bại , được minh họa bằng màu xanh lá cây trong Hình 2. Chương sau cung cấp bảng phân tích thành các thành phần nhỏ hơn có thể ước tính dễ dàng hơn.
Hiểu các lợi ích bổ sung của việc cung cấp SaaS / đám mây
Việc chia nhỏ các lợi ích giá trị gia tăng thành các thành phần nhỏ hơn cho phép ước tính từng thành phần. Các thành phần này được minh họa trong Hình 3 và được mô tả thêm bên dưới.
Giảm chi phí cho môi trường CNTT
Việc tiết kiệm chi phí có thể đạt được cho môi trường CNTT của bạn rất khó ước tính và yêu cầu phân tích chi tiết hơn. Hình 4 có thể giúp bạn hiểu cơ sở tổng chi phí của môi trường CNTT hiện tại của bạn để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá mức độ có thể được loại bỏ, trên thực tế bằng cách áp dụng giải pháp đám mây. Lưu ý rằng có rất nhiều chi phí được tiết kiệm trên lý thuyết, nhưng bạn cần đánh giá những gì sẽ có thể thực hiện được trong thực tế. Để đánh giá chi phí thực sự có thể được loại bỏ hoặc giảm bớt, bạn nên xem xét các yếu tố như:
- Những chi phí nào có thể được loại bỏ và khi nào?
- Tài nguyên hiện tại của chúng ta có thể được sử dụng ở nơi khác không?
- Giảm chi phí cho năng lượng, phần cứng và nhân viên trung tâm dữ liệu?
Một nhà cung cấp dịch vụ
Ngoài ra, bạn cần đánh giá mức tiết kiệm có thể đạt được khi chỉ giao dịch với một nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến rủi ro cao hơn nếu có một điểm sai, nhưng nhìn chung, một bên ký kết cung cấp nhiều lợi ích hơn đáng kể so với một tập đoàn các nhà cung cấp về việc ít điều phối và quản lý hơn và việc sử dụng các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) hiệu quả.
Đánh giá các yếu tố như:
- Bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu khi dành ít thời gian hơn cho việc điều phối và quản lý các nhà cung cấp?
- Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi năm để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề CNTT?
- Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian bằng cách tránh những tình huống “ngõ cụt” mà các nhà cung cấp đổ lỗi cho nhau?
- Bằng cách sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ đầy đủ thay vì một số nhà cung cấp, sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý và sử dụng hiệu quả SLA. Tổ chức của chúng tôi có được lợi khi sử dụng tiền phạt kết nối SLA nếu nhà cung cấp không cung cấp thời gian hoạt động như đã hứa không?
Giảm thời gian chết
Ngày nay, thời gian chết đã trở thành một từ bẩn thỉu trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. May mắn thay, đám mây đã đi một chặng đường dài trong việc giảm thời gian chết và duy trì hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Trong trường hợp xảy ra thảm họa, lưu trữ dữ liệu ngoại vi trong môi trường đám mây mang lại sự an toàn tốt hơn. Ngoài ra, với mạng có độ trễ cực thấp, cùng với các phiên bản được phản chiếu được phân tách theo địa lý, dữ liệu của bạn thường có thể được phục hồi nhanh chóng và hiệu quả.
Với các giải pháp có tính khả dụng cao cung cấp độ tin cậy và bảo mật nâng cao, các nhà cung cấp dịch vụ y tế có thể chi tiêu ít hơn cho các bản sao lưu và dự phòng. Để ước tính giá trị của thời gian hoạt động:
- Số giờ ngừng hoạt động hiện nay trên tất cả người dùng là bao nhiêu và giá trị của nó là bao nhiêu? So sánh điều này với một phép tính dựa trên hồ sơ theo dõi thời gian hoạt động của giải pháp đám mây mà bạn hiện đang đánh giá.
- Giá trị của thời gian chết ít hơn và mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra thảm họa là gì?
Cải thiện bảo mật
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đều cung cấp các dịch vụ giám sát, quản lý rủi ro và bảo mật cao hơn để bảo vệ người dùng của họ khỏi những vi phạm và truy cập trái phép. Một lợi ích chính khác là khả năng của nhà cung cấp dịch vụ đám mây để hành động nhanh khi một lỗi hoặc mối đe dọa mới xảy ra, điều này có thể khó khăn trong các tổ chức chăm sóc sức khỏe lớn và phức tạp với hàng trăm hệ thống CNTT. Một ví dụ thực tế về tốc độ gia tăng của giải pháp SaaS / đám mây đã cung cấp giá trị như thế nào trong đợt bùng phát Wannacry năm 2017 được mô tả trong bài viết này.
Các yếu tố để đánh giá là:
- Giá trị của ít sự cố bảo mật hơn là gì?
- Việc sử dụng kiến thức chuyên môn về bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ đám mây / SaaS có thể làm giảm nhu cầu tuyển dụng nhân tài trong lĩnh vực đó của bạn không?
- Giá trị của nguy cơ rò rỉ dữ liệu bệnh nhân thấp hơn là bao nhiêu?
- Chi phí giảm cho các hoạt động bảo mật, chuyên môn và phần mềm là gì?
Tuân thủ quy định
Nhà cung cấp cũng giảm rất nhiều công việc liên quan đến tuân thủ quy định liên quan đến lưu trữ và xử lý dữ liệu bệnh nhân. Những chi phí này thường có thể bắt nguồn từ các hóa đơn thanh toán cho các công ty tư vấn bên ngoài chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề tuân thủ quy định và thời gian tổ chức của bạn dành cho những vấn đề này. Bạn nên ước tính giá trị của:
- Sẽ tốn ít thời gian và chi phí hơn bao nhiêu cho việc tuân thủ quy định?
Cải tiến đổi mới và khả năng mở rộng
Một trong những ưu điểm lớn nhất của SaaS là khả năng luôn chạy phiên bản mới nhất của phần mềm, do đó cung cấp khả năng truy cập tức thì vào các chức năng và cải tiến mới cho các chuyên gia chăm sóc sức khỏe. SaaS cho phép người dùng truy cập nhanh vào các công cụ mới giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Không nên đánh giá thấp sự gia tăng năng suất giữa các chuyên gia nhờ có được quyền truy cập vào chức năng mới nhất. Để biết các ví dụ trong thế giới thực, hãy tham khảo các nghiên cứu điển hình này.
Hơn nữa, rất nhiều công việc nội bộ cần thiết để thực hiện nâng cấp tại chỗ được chuyển cho nhà cung cấp đám mây. Điều này giúp giải phóng thời gian cho nhân viên CNTT tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn (chẳng hạn như hiện thực hóa lời hứa từ lâu của EMR).
Khả năng mở rộng là một lợi ích khác của SaaS, vì nhà cung cấp đám mây có thể cung cấp khả năng lưu trữ và sức mạnh máy tính gia tăng khi nhu cầu của tổ chức bạn tăng lên. Điều này loại bỏ chi phí bổ sung của việc có một môi trường CNTT mở rộng để cho phép phát triển, như thường là cần thiết với một giải pháp tại chỗ.
Đánh giá các yếu tố như:
- Thực hiện ước tính sơ bộ giá trị lâm sàng của việc chạy phiên bản mới nhất dựa trên các bài báo dựa trên bằng chứng.
- Giá trị của việc nâng cấp mượt mà hơn là gì?
- Giá trị của một giải pháp có thể mở rộng (ví dụ: rẻ hơn khi phát triển) là gì?
Lời kết
Tóm lại: Với mô hình phân phối SaaS / đám mây, nhà cung cấp CNTT đảm nhận trách nhiệm lớn hơn nhiều đối với phần cứng và phần mềm, do đó tạo ra giá trị cao hơn, giảm rủi ro và tiết kiệm một số chi phí CNTT hiện có. Điều này tất nhiên được phản ánh trong mức giá, nhưng để thực hiện so sánh giá hợp lý giữa cài đặt tại chỗ và cung cấp SaaS / đám mây, bạn phải ước tính được mức tiết kiệm chi phí thực tế và giá trị gia tăng. Cách duy nhất để làm điều này là chia cơ sở chi phí của riêng bạn thành các thành phần và lập dự toán cho từng phần.
Cuối cùng, bạn có thể tự hỏi bản thân: liệu chúng ta có thực sự cần chạy hệ thống CNTT trên máy chủ của riêng mình hay chúng ta có thể trở thành một nhà cung cấp dịch vụ y tế tốt hơn và hiệu quả hơn về chi phí bằng cách để CNTT của bệnh viện tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ để cải thiện CNTT môi trường và cho phép bác sĩ lâm sàng cứu sống bệnh nhân?
Nguồn tham khảo
